Pengendalian Sistem Informasi

PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI

PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI Pengendalian sistem informasi merupakan bagian yang tak dapat dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi, bahkan melaksanakan fungsi yang sangat penting karena mengamati setiap tahapan dalam proses pengelolaan informasi. Ada beberapa keterampilan untuk mengelola pengendalian sistem informasi, yaitu : 1. Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi 2. Kemampuan mengendalikan proses transformasi informasi 3. Kemampuan mengendalikan organisasi pelaksana sistem informasi 4. Kemampuan-kemampuan kegiatan koordinasi. Dengan kemampuan-kemapuan itu, maka terjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan sistem informasi Pengendalian sistem informasi adalah keseluruhan kegiatan dalam bentuk mengamati, membina, dan mengawasi pelaksanaan mekanisme pengelolaan sistem informasi, khususnya dalam fungsi-fungsi perencanaan informasi, transformasi, organisasi, dan koordinasi. Bertujuan untuk menjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan dan produk-produk informasi, baik segi kualitas, kuantitas dan ketetapan waktunya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar keefektifan seluruh sistem pengendalian. Pembangunan lingkungan pengendalian yang bagus tergantung pada beberapa faktor, yaitu: 1. Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi Menciptakan moral yang tinggi dan suatu lingkungan yang kondusif untuk mendukung terwujudnya keamanan. 2. Struktur Organisasi Dalam banyak organisasi, akuntansi, komputasi, dan pemrosesan data semuanya diorganisasi di bawah chief information officer (CIO). Divisi semacam ini tidak hanya menjalankan fungsi pencatatan akuntansi tradisional, tetapi juga berbagai fungsi komputasi. 3. Dewan Direksi dan Komitenya Dewan direksi harus menunjuk komite audit. Komite audit harus menunjuk atau menyetujui pemilihan auditor internal. 4. Akitivitas Pengendalian Manajemen Penting untuk membangun pengendalian terkait dengan penggunaan dan pertanggung jawaban semua sumber daya sistem komputer dan informasi. Harus ada anggaran yang dibuat terkait dengan akuisisi peralatan dan perangkat lunak, terkait dengan biaya operasi, dan terkait dengan penggunaan. Pengendaliaan anggaran penting dalam lingkungan komputer karena ada kecenderungan di banyak perusahaan untuk mengeluarkan biaya terlalu banyak dalam teknologi informasi. 5. Fungsi Audit Internal Sistem keamanan komputer harus diaudit secara konstan dan dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan yang terus bertambah. Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari : * Proses menjamin bahwa tugas tertentu dilaksanakan secara efektif dan efesien. * Berorientasi pada transaksi. * Dilakukan berulangkali (amat sistematis). * Ada hubungan sebab akibat (lebih ilmiah). PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI BERDASARKAN KOMPUTER Di dunia saat ini, makin banyak perusahaan yang bergantung pada teknologi informasi (TI) untuk memproses informasi bisnisnya secara elektronis. Organisasi menggunakan TI untuk menjalankan bisnisnya, produksinya, dan melaksanakan pelayanannya Ada 4 prinsip secara umum untuk menetapkan apakah suatu sistem andal atau tidak, yaitu: 1. Ketersediaan (availability). Sistem tersebut tersedia untuk dioperasikan dan digunakan dengan mencantumkannya pada pernyataan atau perjanjian tingkat pelayanan. 2. Keamanan (security). Sistem dilindungi dari akses fisik maupun logis yang tidak memiliki otorisasi. Hal ini akan membantu mencegah: a) penggunaan yang tidak sesuai, pemutarbalikan, penghancuran atau pengungkapan informasi dan software, serta, b) pencurian sumber daya sistem. 3. Dapat dipelihara (maintainability). Sistem dapat diubah apabila diperlukan tanpa mempengaruhi ketersediaan, keamanan, dan integritas sistem. Hanya perubahan dokumen yang memiliki otorisasi dan teruji sajalah yang termasuk dalam sistem dan data terkait. Bagi seluruh perubahan yang telah direncanakan dan dilaksanakan, harus tersedia sumber daya yang mengelola, menjadwalkan, mendokumentasikan, dan mengkomunikasikan perubahan ke pihak manajemen dan para pemakai yang memiliki otorisasi. 4. Integritas (integrity). Pemrosesan sistem bersifat lengkap, akurat, tepat waktu dan diotorisasi. Sebuah sistem dikatakan memiliki integritas apabila dapat melaksanakan fungsi yang diperuntukkan bagi sistem tersebut secara keseluruhan dan bebas dari manipulasi sistem, baik yang tidak diotorisasi maupun yang tidak disengaja. Tabel Ringkasan Pengendalian Umum Utama Keandalan Kategori Pengendalian Ancaman/Risiko Pengendalian Perencanaan strategis dan penganggaran Sistem Informasi mendukung strategi bisnis, kurangnya penggunaan sumber daya, kebutuhan informasi tidak dipenuhi atau tidak dapat ditanggung Rencana strategis berlapis yang secara periodik dievaluasi, tim penelitian dan pengembangan untuk menilai dampak teknologi baru atas jalannya bisnis, anggaran untuk mendukung rencana strategis. Mengembangkan rencana keandalan sistem Ketidakmampuan untuk memastikan keandalan sistem Memberikan tanggung jawab perencanaan ke pihak manajemen puncak; secara terus-menerus meninjau dan memperbarui rencana; mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan menguji kebutuhan, tujuan, kebijakan, dan standar keandalan pemakai; mengidentifikasi dan meninjau seluruh persyaratan hukum yang baru maupun yang telah diubah; mencatat permintaan pemakai atas perubahan; mendokumentasikan, menganalisis, dan melaporkan masalah dalam hal keandalan sistem; menetapkan tanggung jawab kepemilikan, penyimpanan, akses, dan pemeliharaan atas sumber daya informasi; mengembangkan program kesadaran atas keamanan serta mengkomunikasikannya pada seluruh pegawai; meminta pegawai baru untuk menandatangani perjanjian keamanan; melaksanakan penilaian risiko atas seluruh perubahan dalam lingkungan sistem. Dokumentasi Desain, operasi, tinjauan, audit, dan perubahan sistem yang tidak efektif Dokumentasi dapat diklasifikasikan menjadi 3 kategori dasar, yaitu: (1) Dokumentasi administratif (standar dan prosedur untuk memproses, menganalisis, mendesain, memprogram, menangani file dan menyimpan data), (2) dokumentasi sistem (input aplikasi, tahap pemrosesan, output, kesalahan penanganan), (3) dokumentasi operasional (konfigurasi perlengkapan, program, file, susunan dan pelaksanaan prosedur, tindakan korektif).

Sistem informasi Eksekutif

Pengertian Sistem Informasi Eksekutif

Istilah Eksekutif memang diterangkan secara bebas, Eksekutif sering dikaitkan dengan perencanaan dan jangka panjang dan berorientasi pada kesejahteraan perusahaan. Jika tidak ada sistem informasi eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional, manajer puncak akan menerima semua informasi dari subsistem - subistem fungsional dan para eksekutif harus menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut. Berikut ini beberapa pandangan tentang apa yang harus dilakukan oleh Eksekutif :
•Menurut Henri Fayol, semua manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama: merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staff, mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan sangat ditentukan pada tingkat eksekutif, sedangkan fungsi-fungsi lain oleh tingkat yang lebih rendah.
•Peran-peran manajerial Mintzberg, semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah negotiator. Salah satu contoh, seorang manajer puncak berunding dalam menggabungkan usaha (merger), dan manajer tingkat bawah/rendah berunding tentang tanggal penerimaan dengan pemasok.
•Agenda dan jaringan Kotter, menurut Prof. John P. Kotter dari Harvard para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mengikuti strategi tiga tahap: (a) menetapkan agenda - tujuan yang harus dicapai perusahaan (panjang, mencegah, dan jangka pendek); (b) membangun jaringan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut; (c) menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.
Jadi dapat kita simpulkan bahwa Pengertian Sistem Informasi Eksekutif adalah Merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi Eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan, informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian dan memudahkan serta mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol strategis dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS).

1.Sejarah Sistem Informasi Eksekutif
Secara umum, sistem informasi eksekutif dikembangkan seperti mainframe program berbasis komputer. Tujuannya adalah untuk melindungi sekumpulan data dan untuk menyediakan kinerja penjualan atau statistik riset pemasaran untuk membuat keputusan, seperti halnya petugas keuangan, direktur pemasaran, dan petugas eksekutif pemimpin. Obyektif adalah untuk mengembangkan aplikasi komputer itu akan menyoroti keterangan untuk memuaskan eksekutif senior kebutuhan. Secara khas, sebuah EIS menyediakan data hanya perlu untuk mendukung keputusan level eksekutif dari pada data bagi seluruh perusahaan.Hari ini, aplikasi dari EIS tidak hanya pada hirarki perusahaan, tetapi juga di komputer pribadi pada satu daerah jaringan lokal. EIS sekarang seberangi platform perangkat keras komputer dan mengintegrasikan keterangan menyimpan pada mainframe, mesin komputer pribadi, dan minicomputers. Sebagai beberapa perusahaan jasa klien mengadopsi sistem informasi perusahaan yang terakhir, karyawan dapat mempergunakan komputer pribadi mereka untuk memperoleh akses ke datan perusahaan dan memutuskan data yang adalah relevan untuk pembuatan keputusan mereka. Perbuatan pengaturan ini semua, pengguna mampu untuk menyesuaikan akses mereka ke perusahaan sesuai data dan menyediakan keterangan relevan terhadap keduanya bagian atas dan tingkat yang lebih rendah di perusahaan.

2.Komponen Sistem Informasi Eksekutif
Secara umum komponen dari EIS dapat tergolong seperti :
•Hardware (Perangkat Keras)
Ketika membicarakan tentang perangkat keras untuk satu lingkungan EIS, kita harus memfokuskan pada perangkat keras yang dibutuhkan pertemuan eksekutif. Eksekutif harus diletakkan yang pertama dan kebuthan eksekutif harus didefinisikan sebelum perangkat keras dapat terpilih. Perangkat keras komputer dasar diperlukan untuk suatu EIS meliputi empat komponen:
-Input Device / alat masukan : Alat ini mengijinkan eksekutif untuk memasuki, verifikasi, dan perbaharui data dengan seketika.
-Central Processing Unit : Adalah pusat komponen karena ini dapat mengontrol komponen mesin komputer yang lain.
-File Penyimpanan Data : Eksekutif dapat mempergunakan ini secara terpisah untuk menyimpan keterangan bisnis, dan bagian ini juga dapat membantu eksekutif mencari keterangan informasi bisnis historis dengan mudah.
-Output Device / alat keluaran : Eksekutif dapat menggunkan alat ini untuk membaca rekaman visual dan sistem ini memerlukan dukungan dan hardware komputer yang tidak begitu mahal. Alat ini juga dapat meningkatkan akses dari keterangan EIS untuk banyak pengguna yang lain dengan suatu perusahaan.

•Software (Perangkat Lunak)
Memilih perangkat lunak penting untuk mendesain satu EIS yang efektif. Oleh sebab itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana cara mengintegrasikan data ke dalam suatu sistem sangatlah penting. Perangkat lunak dasar yang diperlukan untuk satu EIS meliputi empat komponen:
1.Teks yang mendasari perangkat lunak. Bentuk paling umum dari teks dapat di dokumentasikan.
2.Database : Database heterogen bercokol pada satu jangkauan spesifik Vendor dan platform komputer membuka akses eksekutif bagi Eksekutif.
3.Dasar grafis : Grafis dapat mengarahkan volume dari teks dan statistik ke dalam keterangan visual untuk Eksekutif. Jenis grafis yang khas adalah: bagan gugus berkala, diagram, peta, grafis gerak, bagan urutan, dan perbandingan mengorientasi graf (bagan balok).
4.Dasar model : EIS memodelkan data yang mengandung data statistik rutin dan khusus, keuangan, dan analisa kuantitatif lain.


3.Konsep Dasar Sistem Informasi Eksekutif
Para eksekutif membangun EIS atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep yang perlu dibahas, yaitu: faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by exception, dan model mental. Dengan Penjelasan sebagai berikut :

-Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor)
Adalah hal-hal (factor) yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Factor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan. Tahun 1961 D. Donald Daniel dari McKinsey & Company menciptakan faktor-faktor keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Untuk industri kendaraan bermotor, CSF (critical success factors) yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang efisien. Sebagai contoh misalnya sebagai berikut CSF dari industri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil
administratif, dan inovasi menciptakan produk-produk asuransi.
-Management by Exception (MBE)
Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan seperti perangkat lunak EIS yang dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.
-Model Mental
Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.
Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah model mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti (proxy).

4.Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan Sistem Informasi Eksekutif
Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu :

1.Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen, Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO karena harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya.

2.Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.

3.Staff jasa informasi yang sesuai, tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu.

4.Teknologi informasi yang sesuai H/W dan S/W tidak lebih dan tidak kurang.

5.Manajemen data, data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.

6.Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis, EIS harus berhasilmemecahkan masalah-masalah spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.

7.Manajemen atas : Penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tersebut, kemudian menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah tersebut.

8.Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem : Jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali.

 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Pendahuluan
Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Walaupun demikian nampaknya manajemen puncak kurang menekankan HRIS.

Namun, peraturan pemerintah yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek personil perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada HRIS. Menikmati status yang baru, HRIS mulai bermigrasi dari SI ke SDM, dengan memanfaatkan teknologi computer mikro. HRIS telah melalui jalan yang panjang pada decade yang alu, dan banyak eksekutif yang sekarag memandangnya sama berharga dengan system informasi fungsional lain.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Tiap perusahaan memiliki system untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

Fungsi Sumber Daya Manusia
Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama :
• Perekrutan dan Penerimaan.( recruitment and hiring).
• Pendidikan dan Pelatihan.
• Manajemen Data.
• Penhentian dan Administrasi Tunjangan.

Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Model HRIS meliputi tiga subsistem input :
• SIA (Sistem Informasi Akuntansi).
Menyediakan data personil yang berkaitan dengan keuangan.
• Penelitian Sumber Daya Manusia.
Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh
Ø Penelitian Suksesi (succession study).
Ø Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation).
Ø Penelitian keluhangrievance studies)
• Inteligen Sumber Daya Manusia.
Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :
Ø Inteligen Pemerintah
Ø Inteligen Pemasok
Ø Inteligen Serikat Pekerja
Ø Inteligen Masyarakat global
Ø Inteligen masyarakat Keuangan
Ø Inteligen Pesaing

Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.
Model HRIS meliputi enam subsistem output yaitu :
• Subsistem Perencanaan Kerja.
• Subsistem Perekrutan
• Subsistem Manajemen Angkatan Kerja.
• Subsistem Tunjangan.
• Subsistem Benefit.
• Subsistem Pelapor Lingkungan.

HRD (HUMAN RESOURCE DEPARTMENT)
HRD atau yang sering dipanjangkan menjadi Human Resources Department, bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Kami percaya bahwa pengelolaan dari sumber daya manusia yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek/pilar; dimulai dari :

Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development), Compensation and Benefit (Compensation and Benefit), Manajemen Kinerja (Performance Management), Perencanaan Karir (Career Planning), Hubungan Karyawan (Employee Relations), Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.
Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.
Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
Training dan development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal. Menurut survey DDI mengenai Leadership Forecast 2005|2006, beberapa metode pengembangan yang populer saat ini adalah on-the-job training dan coaching disusul training.

Compensation and Benefit berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.
Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi. Saat ini kami melihat berbagai strategi/metode/sistem penilaian kinerja, namun kami percaya bahwa tanpa eksekusi yang efektif maka strategi/metode/sistem yang sudah disusun akan menjadi sia-sia.
Strategi penilaian kinerja yang ideal menurut kami harus dapat menjawab perkalian berikut ini:
Strategic Business Focus x Cascading Accountabilities x High Quality Interactions x Ensured Sustainability = Strategy Realized

Career Planning bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).
Employee Relation Management biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
Separation Management adalah fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).

Personnel Administration yang biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

Sistem Informasi Keuangan

1.MODEL SISTEM INFORMASI KEUANGAN
Subsistem Input
Ada tiga subsistem input, yaitu:
1.Subsistem pemrosesan data mengumpulkan data internal dan lingkungan.
2.Subsistem audit internal sama dengan subsistem penelitian pemasaran dan subsistem teknik industri, yakni bahwa mereka ini dirancang untuk melakukan studi khusus mengeriai operasi perusahaan.
3.Subsistem inteligensi keuangan mengumpulkan data Mari masyarakat keuangan, yaitu bank, agen pemerintah, pasar pengaman, dan sebagainya.
Subsistem Output
Mencakup tiga subsistem output, yaitu:
1. Subsistem peramalan memproyeksikan aktivitas perusahaan untuk jangka waktu sampai sepuluh tahun atau lebih.
2. Subsistem manajemen dana menggunakan proyeksi aktivitas perusahaan untuk menentukan anus uang masuk dan keluar perusahaan.
3. subsistem pengontrolanmengontrol penggunaan dana.

2. SUBSISTEM PEMROSESAN DATA
DASAR PEMROSESAN DATA
Sistem pemrosesan data merupakan pondasi untuk membangun semua subsistem CBIS yang berorientasi informasi (SIM, DSS, dan expert system).
1. Sinonim dengan Accounting.
2. Tujuan Pemrosesan Data.
3. Aplikasi yang Dibutuhkan.
4. Tugas Pokok
5. Sifat Pemrosesan Data.
6. Subsistem Pemrosesan Data
DATA ACCOUNTING
Data accounting memberikan record mengenai segala kepentingan moneter yang terjadi diperusahaan
SISTEM BIAYA
Sistem biaya, seperti arti dari namanya, menentukan biaya operasi perusahaan.
3. JENIS AKTIVITAS AUDITING
Ada empat jenis pokok dari aktivitas auditing internal, yaitu:
Auditing Keuangan. Audit keuangan melakukan verifikasi terhadap keakuratan record perusahaan dan merupakan jenis aktivitas yang dilakukan oleh auditor eksternal.
Auditing Operasional. Audit operasional tidak dilakukan untuk memverifikasi keakuratan record, namun untuk memvalidasi (mensyahkan) efektivitas prosedur.
Auditing Persetujuan. Audit persetujuan adalah sama dengan audit operasional, kecuali bahwa audit persetujuan bersifat keluar.
Disain Sistem Pengontrolan Internal. Dalam auditing operasional dan persetujuan, auditor internal mempelajari sistem yang telah ada.
4. SUBSISTEM INTELIGENSI KEUANGAN
Karena fungsi keuangan mengontrol arus uang di seluruh perusahaan, maka dibutuhkan informasi untuk memperlancar arus ini.
INFORMASI PEMEGANG SAHAM
Semua korporasi, kecuali yang kecil, mempunyai departemen hubungan pemegang saham. Ia biasanya ditempatkan dalam fungsi keuangan. Departemen ini memelihara hubungan komunikasi antara perusahaan dan pemegang sahamnya. Kebanyakan arus informasi dari perusahaan ke pemegang saham berbentuk laporan tahunan dan laporan kwartal. Baik pemegang saham maupun calon pemegang saham menggunakan informasi ini untuk menilai atau mempertimbangkan peluang investasi yang ditawarkan oleh perusahaan tersebut.
Laporan pemegang saham dibuat oleh departemen hubungan pemegang saham, yang bekerja sama dengan manajemen puncak. Laporan ini berisi informasi yang bentuknya sangat ringkas.
INFORMASI MASYARAKAT KEUANGAN
Aktivitas inteligensi perusahaan yang berkembang paling baik adalah aktivitas yang menyangkut masyarakat keuangan. Manajer dan staf pada fungsi keuangan menerapkan sistem ini jauh sebelum era komputer. Di sini is tnengumpulkan informasi yang menjelaskan lingkungan keuangan.
Ada dua sebab mengenai telah dibangunnya arus informasi ini.
1.Sebagian besar informasi bersifat formal, yaitu berada dalam bentuk bahan tercetak dan database yang berisi informasi ekonomi dan lingkungan.
2.Manajemen puncak mengetahui pentingnya lingkungan ekonomi dalam mempengaruhi perusahaan dan manajemen ini ingin tetap menggunakannya.
PENGARUH LINGKUNGAN TERHADAP ARUS UANG
Lingkungan mempunyai pengaruh langsung maupun tidak langsung terhadap arus uang dalam perusahaan.
5.METODE UNTUK MEMPEROLEH INTELIGENSI KEUANGAN
Perusahaan mengumpulkan inteligensi keuangan dengan tiga cara pokok, yaitu:
1. Komunikasi Informal. Sebagian besar inteligensi keuangan dikumpulkan dengan cara komunikasi informal antara eksekutif perusahaan dengan anggota masyarakat keuangan.
2. Publikasi Tertulis. Sebagian besar inteligensi keuangan dapat diperoleh dari surat kabar, laporan berkala, dan majalah.
3. Database Komputer. Pelayanan data online, seperti DIALOG dan BRS memberikan database. yang berisi informasi, khususnya informasi yang sesuai dengan inteligensi keuangan.
6. SUBSISTEM PERAMALAN
METODE PERAMALAN
Sebelum lcitd membahas cara melakukan peramalan, kita harus mengetahui bahwa:
Semua ramalan adalah proyeksi dari masa lalu
Dasar terbaik untuk memprediksi apa yang akan terjadi di masa datang adalah dengan melihat apa yang telah terjadi di masa lampau. Semua jenis peramalan mengikuti pendekatan atau cara ini. Inilah mengapa data accounting begitu penting untuk peramalan; yaitu ia memberikan dasar historis.
Semua ramalan terdiri atas keputusan semi terstruktur
Keputusan peramalan adalah contoh jenis semi terstruktur yang tepat, yang diberikan oleh DSS. Keputusan didasarkan pada beberapa variabel yang dapat diukur dan beberapa variabel yang tak dapat diukur.
Tak ada teknik peramalan yang sempurna
Paket peramalan mainframe yang canggih pun tidak dapat diharapkan memberikan keakuratan prediksi 100 persen.

METODE NON-KUANTITATIF
Pendekatan non-kuantitatif tidak melibatkan penghitungan data. Manajer melakukan penalaran, seperti, “Kami menjual dua ribu unit pada tahun lalu dan kami harus dapat meningkatkan penjualan tersebut. Maka, saya pikir kami akan menjual dua ribu lima ratus pada tahun yang akan datang.”
Metode non-kuantitatif dapat digunakan bersama dengan output dari sistem kuantitatif. Sebagai contoh, pars eksekutif dapat membahas output dari peramalan yang berdasarkan komputer dalam setting konsensus panel.
METODE KUANTITATIF
Bagian keputusan terstruktur dapat ditangani dengan metode kuantitatif yang berjangkauan dari yang paling sederhana sampai yang sangat kompleks. Salah satu teknik yang tetap populer selama dua puluh lima tahun atau lebih adalah regresi. Ia melibatkan hubungan aktivitas yang menjadi ramalan, seperti penjualan, dengan beberapa aktivitas lainnya, seperti jumlah tenaga penjual.
MODEL EKONOMETRIK
Jenis model peramalan yang paling kompleks adalah model ekonometrik, yang menggunakan sejumlah persamaan untuk memproses data ekonomi. Istilah model ekonomi makro juga digunakan, karena model tersebut mensimulasi seluruh aktivitas ekonomi nasional, bukannya hanya pada satu perusahaan (model mikro). Perusahaan akan menggunakan proyeksi ekonomi nasional, seperti yang dihasilkan oleh model ekonometrik, untuk memproyeksikan aktivitasnya sendiri.
7.SUBSISTEM PENGONTROLAN
Setiap unit organisasional mempunyai anggarannya sendiri. Secara bersama-sama, anggaran ini merupakan anggaran perusahaan. Manajer dalam semua tingkatan dievaluasi bukan hanya mengenai sejauh mana mereka memenuhi tujuan operasionalnya, namun juga sejauh mana mereka menggunakan anggarannya tersebut.
PROSES PENGANGGARAN
Ada tiga pendekatan atau cara umum yang dapat dilakukan perusahaan dalam menyusun anggarannya yaitu:
1. Pendekatan Top-Down. Bila dilakukan pendekatan top-down, eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran yang kemudian penentuannya dibebankan kepada tingkat di bawahnya.
2. Pendekatan Bottom-Up. Bila dilakukan pendekatan bottom-up, proses penyusunan anggaran dimulai dan tingkat organisasional paling bawah dan naik ke atas.
3. Pendekatan Partisipatif. Karena adanya kelemahan dari pendekatan top-down dan bottom-up tersebut, maka yang paling umum dilakukan adalah proses penyusunan anggaran partisipatif.Yaitu, orang yang akan menerima dana turut ambil bagian dalam penyusunan jumlah dana tersebut. Ini adalah pendekatan give and take, yakni bahwa manajer pada berbagai tingkat melakukan negoisasi untuk menyusun anggaran agar semuanya mendapatkan kepuasan.
LAPORAN ANGGARAN. Anggaran operasi untuk sebuah unit, seperti departetnen atau divisi, terdiri atas jumlah untuk bap item pengeluaran pokok (gaji, telepon, sewa, pemasok, dan sebagainya). Item pengeluaran ini biasanya dialokasikan per bulan sepanjang tahun fiskal agar sesuai dengan tingkat fluktuasi aktivitas.
RASIO PENAMPILAN
yang memungkinkan manajer pada semua tingkatan untuk membandingkan penampilan mereka dengan standart internal, dan juga dengan standart industri dari perusahaan tersebut, serta mungkin dengan bisnis secara keseluruhan.
Hanya ada beberapa rasio. Diantaranya, yang paling terkenal adalah:
1. Current Rasio, yang mengukur tingkat hutang jangka pendek dengan aset yang dapat diubah menjadi cash dengan mudah, yang dapat dicakup oleh unit perusahaan atau organ isasional .
2. Inventory Turnover, digunakan oleh manajer dan orang luar (seperti analis keuangan, calon investor, dan pemegang saham) untuk memonitor penampilan perusahaan. Rasio ini mewakili gambaran inti dari data accounting dan memberikan cara yang sederhana untuk memahami data tersebut.
8. MENEMPATKAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN DALAM PERSPEKTIF
Manajer keuangan menggunakan sistem informasi keuangan untuk mengelola arus uang. Manajer ini harus melihat ke masa depan dan mengidentifikasi kebutuhan moneter perusahaan. Sumber pendanaan harus diidentifikasi, dan hubungan dengan elemen lingkungan hams dibangun, sehingga arcs dana ke perusahaan dapat terjadi seperti apa yang diharapkan. Manajer keuangan menggunakan sistem informasi untuk menjaga tetap berlangsungnya hubungan yang baik dengan masyarakat keuangan dan mengolah lingkungan sedemikian rupa sehingga is menjadi aset perusahaan, bukannya menjadi kendala.
Dana yang mengalir dalam perusahaan hams dikelola, sehingga is dapat digunakan seefektif mungkin. Manajemen ini diberi pedoman oleh anggaran operasi tahunan. Subsistem pemrosesan data mengumpulkan data yang menjelaskan transaksi keuangan, dan subsistem pengontrolan melaporkan hasil transaksi tersebut kepada manajer di seluruh perusahaan. Informasi feedback ini memungkinkan manajer untuk mengatur sistemnya agar dapat mencapai tujuan keuangan.
Manajer keuangan juga menggunakan sistem informasi untuk mengidentifikasi tempat yang paling baik untuk menginvestasikan dana surplus. Seperti halnya akuisisi dana, aktivitas investasi melibatkan masyarakat keuangan dan memerlukan antisipasi terhadap lingkungan keuangan yang akan datang.

RINGKASAN

Inti dari sistem informasi keuangan adalah subsistem pemrosesan data, yang memberikan data lengkap mengenai segala sifat moneter yang terjadi pada perusahaan. Subsistem inteligensi keuangan memonitor lingkungan ekonomi dari masyarakat keuangan dan juga melakukan interface dengan pemegang saham perusahaan. Subsistem audit internal mengevaluasi sistem informasi konseptual seluruh perusahaan dan mempunyai potensi memberikan pengaruh yang kuat terhadap disain sistem.
Pemasaran dan manufaktur melakukan ramalan aktivitasnya dalam jangka pendek, namun seseorang hams melakukan wawasan jangka yang lebih panjang. Tanggung jawab tersebut biasanya dibebankan pada fungsi keuangan dan dijalankan oleh subsistem peramalan, baik dengan menggunakan teknik kuantitatif maupun non-kuantitatif. Teknik kuantitatif mernpunyai tingkat kecanggihan dan menyertakan regresi dan ekonometrik. Perusahaan jarang menciptakan program peramalannya sendiri, namun is menggunakan paket tertulis, seperti SAS.
Subsistem manajemen dana tidak hanya membantu manajemen keuangan dalam menelusuri arus uang dalam perusahaan, namun jugs mempengamhi arus tersebut. Model cash flow dapat digunakan untuk mensimulasi pengaruh keputusan altematif mengenai arus tersebut. Expert system dapat membantu analis kredit dalam memutuskan apakah akan memberi kredit kepada pelanggan atau tidak, dan jika ya, berapa banyak.
Kebijaksanaan kredit perusahaan mempengaruhi arus uang yang masuk. Arus keluar dipengaruhi oleh anggaran perusahaan. Manajer di seluruh perusahaan menggunakan anggaran sebagai mekanisme pengontrolan. I Aporan anggarait bulanan selama tahun fiskal memberitahu manajer mengenai sejauh mana is dijalankan, dibandingkan dengan anggaran yang telah ditetapkan. Manajer jugs menggunakan rasio untuk membandingkan penampilan unitnya dengan standart yang ditetapkan oleh perusahaan, standart industri dari perusahaan, dan standart bisnis secara umum.
Sekarang, kita akhiri pembahasan kita mengenai subsistem organisasional dari CBIS. Kita telah melihat bagaimana subsistem tersebut mencukupi kebutuhan informasi yang berlainan untuk para eksekutif dan manajer pada semua tingkatan dalam pemasaran, manufaktur, dan keuangan.

MANAJEMEN SUMBER INFORMASI (IRM)

10.1. Berbagai Pandangan Tentang IRM

            Informasi merupakan salah satu sumber utama dari perusahaan & dapat dikelola seperti halnya sumber lain.IRM (Information Resource Management) merupakan metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan sistem yang menghasilkan informasi yang berkualitas. IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan &manajemen.

10.2. Informasi Sebagai Sumber Strategis

            Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif. Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :

1) Informasi yang menerangkan kebutuhan produk

2) Informasi yang menerangkan penggunaan produk

3) Informasi yang menerangkan kepuasan produk

10.3. Perencanaan Strategis Untuk Sumber-Sumber Informasi

            Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari itu perencanaan tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus bersifat jangka panjang. Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan sumner-sumber informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang akan dating dan cara penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencananya untuk sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.  Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa SPIR adalah hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan computer dalam bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya SPIR ini. Kesadaran tersebut berkembang secaara bertahap. William R.King professor pada University of Pittsburgh menetapkan tiga tahapan ini yaitu pra- perencanaan IS strategis, era SPIR awal dan era SPIR modern

10.4. Manajemen dan Strategi End User Computing

            Tugas perusahan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan End User Computing yang memberikan fleksibitas kepada pemakai untuk melakukan inovasi dalam pengunaan computer.namun juga harus menentapkan kotrol untuk memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.

Jenis end user:

·         End user non programan

·         User tingkat perintah

·         Programmer end user

·         Personel pendukung fungsional

·         Personel pendukung komputerisasi end user

·       

  Programmer DP

Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan pusat informasi. Ini merupakan pemecahan yang dapat diimplementasikan dengan cepat,namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar dari sifat-sifat yang telah permanen. Suatu contoh perubahan yang mendasar ini adalah bahwa pelayanan informasi melepaskan tugas sebagai sumber pemrosesan dan ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan.

Konsep pengolahan data

Konsep  Pengolahan Data

A. Pengertian
Data adalah suatu penggambaran fakta , pengertian instruksi yang dapat disampaikan dan diolah oleh manusia atau mesin.

Pengolahan data adalah bentuk pengolahan terhadap data untuk menbuat data itu berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan agar dapat digunakan.

Sistem pengolahan data adalah sistem yang melakukan pengolahan data.

B. Fungsi dan Tujuan
Fungsi dasar Pengolahan Data :
1. Mengambil program dan data (masukan / input)
2. Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan
3. Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan
4. Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.
5. Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.
Tujuan pengolahan data adalh untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang akurat dan up-to-date.

C. Metode Pengolahan Data
Pengolahan data system informasi dalam organisasi biasanya terdiri atas metode teknologis dan manual. 
Menurut Buch dan Stater ada dua macam metode pengolahan data yang penting :
1. System manual ; semua operasi dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat penting seperti pensil ,kertas dan lain-lain
2. Electromechanical ; suatu gabungan dari orang dan mesin misalnya seorang pegawai yang bekerja dengan menggunakan catat kolom (posting machine).
• Methode punched equipment ; Menggunakan penggunaan semua peralatan yang digunakan disebut sebagai suatu system warkat unit (unit record system).prinsipnya adalah bahwa data mengenai data seseorang,uatu objek atau suatu peristiwa biasanya dicatat (punched) dalam suatu kartu, sejumlah kartu yang mengandung data tentang subjek yang sama ( misalnya : data gaji) digabungkan bersama membentuk suatu objek
• Methode electric computer ; suatu susunan dari alat-alat masukan suatu unit pengolahan pusat (control processing unit ) dan alat alat keluaran

D. Pengolahan Data Pada Komputer
Pengolahan data pada komputer meliputi :
1. Pengumpulan data; Sistem pengolahan data dirancang untuk mengumpulkan data yang menggambarkan tiap tindakan internal perusaahaan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya
2. Pengubahan Data; operasi pengubahan data mencakup : pengklasifikasian, penyortiran, pengkalkulasian, perekapitulasian, pembandingan
3. Penyimpanan Data ; Semua data harus disimpan disuatu tempat sampai ia diperlukan. Data tersebut disimpan dalam berbagai media penyimpanan, dan file yang disimpan disebut database.
4. Pembuatan Dokumen; Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik di dalam maupun luar perusahaan.
Yang termasuk dalam proses pengolahan data, antara lain 
• verifikasi, 
• pengorganisasian data,
• pencarian kembali, 
• transformasi, 
• penggabungan, 
• pengurutan, 
• perhitungan / kalkulasi
• ekstraksi data untuk membentuk informasi, dan
• pembentukan pengetah

E. Sifat Pengolahan Data
Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan area apliksi yang lain.
• Pengolahan data menjalankan tugas yang penting; Pengolahan data adalah aktivitas yang diperlukan.
• Mengikuti prosedur standar secara relative; Peraturan dan latihan yang diterima menjelaskan cara pengolahan data yang akan dilakukan.
• Menghimpun data yang detail atau lengkap.
Karena record pengolahan data menunjukan aktivitas perusahaan secara lengkap, maka ia akan jadi alat untuk merekontruksi kembali tindakan/transaksi tersebut secara urut jika record diperlukan. Kronologi itu disebut dengan audit trail.
• Mempunyai fokus historis yang paling utama.
• Memberikan informasi pemecahn masalah minimal.

F. Peranan Pemrosesan Data Dalam Pemecahan Masalah
Pengolahan data memberikan sumbangan terhadap pemecahan masalah dengan dua cara. Ia menghasilkan laporan standar yang merekapitulasi kondisi keuangan perusahaan, dan ia memberikan database dari data internal yang digunakanoleh subsistem CBIS yang lain.
Pengolahan data merupakan pondasi atau dasar untuk pembuatan system pemecahan masalahyang lain, khususnya MIS dan DSS. Langkah pertama dalam memberikan dukungan computer bagi manajer untuk memecahkan masalah adalah dengan mengimplementasikan system pengolahan data dengan suara.

Contoh Pengolahan Data.....
1. Pembuatan factor penjualan, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data computer, maka operator hanya memasukkan jumlah barang yang dipesan, karean nama pelanggan, alamat, harga sudah ada dalam database dan perhitungan total sudah kitaa dapatkan dari hasil proses program.
2. Perhitungan upah dan gaji, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data computer, operator hanya menginput banyaknya jam kerja, lembur, bonus atau komisi, hari absen ; dan untuk kode pegawai, nama pegawai, gaji pokok, informasi perhitungan pajak pendapatan, neraca pinjaman dan informasi kumulatif lainnya sudah ada pada database dan program yang memprosesnya.
* Peranan Pemrosesan Data Dalam Pemecahan Masalah
Pengolahan data banyak dilakukan oleh volume data yang lebih besar dari pada volume informasinya. Ada dua alas an yang pertama system pengolahan data yang benar menghasilkan output informasinya dalam bentuk laporan accounting standar yang kedua system pengolahan data yang memberikan kekayaan pada database yang dapat digunakan dalam memecahkan masalah.

SISTEM INFORMASI PEMASARAN

Minggu, Juni 26, 2011  yusup  

•         Kecenderungan saat ini jelas mengarah pada sistem-sistem fungsional (Pemasaran, Manufaktur, dan Keuangan), tetapi sistem-sistem seperti itu mengancam efisiensi dan efektifitas CBIS (Computer Based Information System) yang terintegrasi.

•         Pemasaran merupakan area fungsional pertama yang menunjukkan minat pada SIM (Sistem Informasi Manajemen).

•         Segera setelah konsep SIM muncul, para pemasar menyesuaikannya ke area aplikasi mereka dan menyebutnya Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System / MKIS).

•         Model grafis MKIS awal menjadi dasar untuk mengorganisasikan semua sistem informasi fungsional.

A. Definisi Sistem Informasi Pemasaran

•         Pemasaran adalah kegiatan perorangan dan organisasi   yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan, pendistribusian, promosi dan penentuan harga barang, jasa dan gagasan.

•         Sistem Informasi Pemasaran merupakan subset dari SIM yang menyediakan informasi untuk memecahkan masalah pemasaran perusahaan.

•         Dapat juga dikatakan bahwa Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System / MKIS) adalah suatu sistem berbasis komputer yang bekerja sama denngan sistem informasi fungsional lainnya untuk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan pemasaran produk perusahaan.

B. Strategi Pemasaran

•         Tugas dari manajer pemasaran adalah mengembangkan strategi yang menerapkan sumber daya yang dimiliki perusahaan bagi pamasaran barang, jasa dan gagasan perusahaan.

•         Strategi pemasaran terdiri dari gabungan unsur-unsur yang dinamakanBauran Pemasaran (Marketing Mix), yaitu 4P (Product, Promotion, Place, Price).

1. Product (Produk)

Product (produk) adalah apa yang dibeli oleh konsumen untuk memuaskan keinginan atau kebutuhannya. Produk dapat berupa barang fisik, berbagai jenis jasa, atau suatu gagasan.

2. Promotion (Promosi)

•         Promotion (promosi) berhubungan dengan semua cara yang mendorong penjualan produk, termasuk periklanan (advertising) dan penjualan langsung (direct sales).

3. Place (Tempat)

•         Place (tempat) berhubungan dengan cara mendistribusikan produk secara fisik kepada konsumen melalui saluran distribusi.

4. Price (Harga)

•         Price (harga) terdiri dari semua elemen yang berhubungan dengan apa yang dibayar oleh konsumen untuk produk yang digunakannya.

C. Evolusi Sistem Informasi Pemasaran

•         Pada tahun 1966, Prof. Philip Kotler dari Northwestern University, menggunakan istilah Pusat Saraf Pemasaran (Marketing Nerve Center)untuk menggambarkan suatu unit baru di dalam pemasaran yang mampu mengumpulkan dan mengolah informasi pemasaran.

•         Walaupun Kotler tidak menggunakan istilah sistem informasi pemasaran, tetapi itulah yang ada dalam pikirannya.

•         Kotler mengidentifikasikan 3 jenis informasi pemasaran, yaitu :

1. Intelijen Pemasaran (Marketing Intelligent), informasi yang mengalir dari lingkungan ke perusahaan.

1. Informasi Pemasaran Intern (Internal Marketing Information), informasi yang dikumpulkan di dalam perusahaan.

1. Komunikasi Pemasaran (Marketing Communication), informasi yang mengalir dari perusahaan ke lingkungan.

Gambar Arus Informasi menurut Kotler

 

•         Struktur model yang digunakan terdiri dari :

1. Subsistem input (yang mengumpulkan data dan informasi dari dalam perusahaan dan lingkungannya).

1. Database (tempat penyimpanan data).

1. Subsistem output (yang mengubah data menjadi informasi).

A. Subsistem Input Sistem Informasi Pemasaran

•         Dalam model Sistem Informasi Pemasaran, Subsistem Input menyediakan data bagi database.

•         Subsistem Input terdiri dari :

1.      SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

2.      Penelitian Pemasaran

3.      Intelijen Pemasaran

•         SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

•         SIA (Sistem Informasi Akuntansi) mengumpulkan data yang menjelaskan transaksi pemasaran perusahaan.

•         Data tersebut dugunakan untuk menyiapkan informasi dalam bentuk laporan periodik (laporan penjualan produk yang laku dan tidak laku) dan laporan khusus (laporan penjualan produk berdasarkan daerah penjualan).

2. Penelitian Pemasaran

•         Penelitian Pemasaran dapat dilakukan melalui penelitian khusus mengenai operasi pemasaran untuk tujuan mempelajari kebutuhan konsumen dan meningkatkan efisiensi pemasaran.

•         Manajer pemasaran dapat menggunakan penelitian pemasaran untuk mengumpulkan segala jenis informasi, tetapi sebagian besar kegiatan ditujukan pada konsumen dan calon konsumen.

•         Data yang dikumpulkan dapat berupa :

1. Data Primer, adalah data yang dikumpulkan sendiri oleh perusahaan.

1. Data Sekunder, data yang dikumpulkan oleh orang lain.

i. Data Primer

•         Data primer adalah data yang dikumpulkan sendiri oleh perusahaan, melalui wiraniaga dan para karyawan lainnya.

•         Terdapat beberapa cara yang digunakan untuk memperoleh data primer, antara lain :

a.       Survei

b.      Wawancara Mendalam

c.       Pengamatan

d.      Pengujian Terkendali

a. Survei

•         Survei (Survey) dapat dilakukan dengan menanyakan langsung kepada sejumlah konsumen dengan pertanyaan yang sama melalui telepon, surat, atau kuisoner.

•         Penekanan pada survei adalah APA yang konsumen lakukan.

b. Wawancara Mendalam

•         Wawancara Mendalam (In-Depth Interview) dilakukan kepada sejumlah kecil konsumen melalui beberapa pertanyaan dengan waktu wawancara yang lebih lama dibandingkan waktu survei.

•         Penekanan wawancara mendalam adalah mendapatkan penjelasan MENGAPA konsumen bertindak demikian.

c. Pengamatan

•         Pengamatan (Observation) dapat dilakukan dengan mengamati perilaku tertentu atau mencari bukti bahwa hal itu terjadi.

•         Peneliti pemasaran sering mencatat plat nomor mobil di tempat parkir pusat perbelanjaan untuk mengetahui seberapa jauh orang tersebut mengemudi, atau ada kalanya peneliti juga memeriksa sampah orang untuk mengetahui produk apa yang mereka beli.

d. Pengujian Terkendali

•         Pengujian Terkendali (Controlled Experiment) dilakukan untuk mengukur dampak dari suatu perlakuan tertentu (seperti iklan tertentu) terhadap suatu perilaku (seperti kemampuan untuk mengingat iklan tersebut).

•         Pasar nyata dan ruang kelas dapat digunakan sebagai laboratorium dan mahasiswa sering menjadi subyek dalam suatu percobaan.

ii. Data Sekunder

•         Data sekunder adalah data yang dikumpulkan oleh orang lain untuk dijadikan referensi tambahan yang mampu mendukung data primer.

•         Cara yang digunakan untuk mengumpulkan data sekunder adalah dengan mencarinya di surat kabar, buku atau internet.

3. Intelijen Pemasaran

•         Intelijen Pemasaran (Marketing Intelligence) digunakan untuk mengumpulkan informasi dari lingkungan luar perusahaan (terutama pesaing) yang berkaitan dengan operasi pemasaran.

•         Pemasaran tidak bertanggung jawab untuk membuat arus keluar bagi pesaing, tetapi membuat arus masuk dari pesaing.

•         Istilah Intelijen Pemasaran mengacu pada berbagai kegiatan yang etis guna mendapatkan sebanyak mungkin informasi yang berkaitan dengan pesaing.

•         Jadi, Intelijen Pemasaran bukan suatu kegiatan perusahaan yang satu memata-matai perusahaan yang lain guna mencuri semua data dan informasi mengenai perusahaan yang dimata-matainya tersebut.

•         Selama tahun 1960-an dan 1970-an perusahaan-perusahaan tidak menaruh perhatian khusus untuk mendapatkan informasi mengenai pesaing mereka, tetapi persaingan global yang meningkat telah mengubahnya menjadi dramatis.

•         Kini pengumpulan, penyimpanan, dan penyebaran informasi persaingan merupakan aplikasi komputer yang penting di banyak perusahaan.

•         Istilah Intelijen Pemasaran (Marketing Intelligent) atau Intelijen Persaingan (Competitive Intelligent / CI) atau Intelijen Bisnis (Business Intelligent / BI)banyak digunakan untuk kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pengumpulan informasi mengenai pesaing.

•         Informasi yang dikumpulkan disebut intelijen (intelligent).

•         5 tugas dasar bagi Intelijen Pemasaran, antara lain :

1.      Mengumpulkan Data, data pesaing dapat berupa data primer dan data sekunder.

2.      Mengevaluasi Data, data yang telah dikumpulkan harus diperiksa untuk memastikan akurasinya.

3.      Menganalisis Data, jarang data menjelaskan secara menyeluruh sehingga perlu dilakukan analisis untuk mengubah data menjadi informasi.

4.      Menyimpan Informasi, informasi yang telah diubah perlu disimpan sedemikian rupa sehingga memudahkan dalam pengambilan kembali.

5.      Menyebarluaskan Informasi, penyebarluasan informasi diperuntukkan bagi mereka yang berminat.

B. Subsistem Database Sistem Informasi Pemasaran

•         Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut cara tertentu sehingga mudah dalam hal pengambilan kembali.

•         Beberapa data dalam database adalah unik bagi fungsi pemasaran, tetapi banyak yang berbagi dengan area fungsional lain.

•         Data yang masuk ke dalam database berasal dari subsistem input, yaitu :

1. Sumber Internal, terdiri dari SIA, Penelitian Pemasaran.

1. Sumber Eksternal, terdiri dari Intelijen Pemasaran.

•         Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari database.

C. Subsistem Output Sistem Informasi Pemasaran

•         Tiap subsistem output menyediakan informasi tentang subsistem tersebut sebagai bagian dari bauran.

1. Subsistem Produk (Product)
2. Subsistem Tempat (Place)
3. Subsistem Promosi (Promotion)
4. Subsistem Harga (Price)
5. Subsistem Bauran Terintegrasi
1. Tugas manajer pemasaran adalah mengembangkan strategi dan taktik untuk tiap unsur dalam bauran pemasaran dan kemudian mengintegrasikannya menjadi suatu rencana pemasaran yang menyeluruh.

1. Subsistem Produk (Product)

•         Perusahaan memutuskan untuk menyediakan suatu produk guna memenuhi kebutuhan pasar tertentu.

•         Subsistem Produk (Product) menyediakan informasi mengenai produk perusahaan

•         Suatu kerangka kerja yang disebut Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle)mampu menelusuri penjualan suatu produk mulai dari perkenalan, perkembangan, dewasa, dan penurunan.

•         Siklus Hidup Produk mampu mengarahkan manajer pemasaran dalam membuat keputusan-keputusan berorientasi produk.

Siklus Hidup Produk dan Keputusan-Keputusan Strategi

 

Keterangan Gambar Siklus Hidup Produk :

•         Dalam tahap perkenalan produk, manajer pemasaran diharuskan membuat keputusan apakah akan mengembangkan dan memasarkan produk yang sudah dibuat ?

•         Tahap perkembangan dan dewasa mencakup waktu saat berbagai strategi perlu dipertimbangkan untuk membuat penjualan tetap berjalan.

•         Tahap penurunan merupakan saat dimana produk sudah tidak diinginkan lagi oleh konsumen, sehingga perlu diambil keputusan alternatif apakah produk tersebut ingin dihapus ?

2. Subsistem Tempat (Place)

  

•         Subsistem Tempat (Place) menyediakan informasi mengenai jaringan distribusi perusahaan.

•         Berbagai saluran distribusi yang digunakan perusahaan untuk menyalurkan produk-produknya ke konsumen merupakan unsur Tempat (Place) dalam bauran pemasaran, baik menjual langsung maupun melalui jaringan perantara (pedagang besar, pedagang perantara dan penyalur).

Arus Uang, Arus Material, dan Arus Informasi :

 

•         Produk atau material bukan satu-satunya sumber daya yang mengalir melalui saluran distribusi pemasaran.

•         Arus material berawal dari pemasok dan berakhir di konsumen.

•         Arus uang berawal dari konsumen dan berakhir di pemasok.

•         Arus informasi menyediakan arus 2 arah yang menghubungkan semua peserta distribusi.

•         Tiap  peserta distribusi harus mengetahui rincian arus material sehubungan dengan peran mereka dalam proses distribusi.

•         Misalnya, perusahaan manufaktur tidak harus terus memproduksi produk yang hanya akan mengumpulkan debu di rak-rak pengecer, tetapi juga harus mengetahui tingkat harga yang akan dibeli pedagang besar. Demikian juga dengan peserta yang lain juga harus mengetahui tingkat harga yang dibeli pengecer dari pedagang besar, dan tingkat harga yang akan dibeli konsumen dari pengecer.

•         Arus informasi yang terjadi dapat dibedakan menjadi 2 bagian, yaitu :

1. Informasi Umpan Balik (Feedback Information) merupakan informasi yang mengalir dengan arah yang berlawanan dari arus material. Misalnya, jika perusahaan manufaktur mengharapkan umpan balik dari yang lain maka sesuatu harus ditawarkan sebagai imbalannya.

1. Informasi Maju / Searah (Feedforward Information) merupakan informasi yang mengalir kepada konsumen. Misalnya, perusahaan manufaktur memberikan pengumuman produk baru, alat bantu penjualan dan promosi kepada pedagang besar.

3. Subsistem Promosi (Promotion)

•         Subsistem Promosi (Promotion) menyediakan informasi tentang kegiatan periklanan dan penjualan langsung.

•         Lebih menekankan pada sifat kreatifitas bagaimana menawarkan produk sehingga konsumen tertarik untuk membelinya.

•         Hingga saat ini, “promosi bibir” atau promosi dari mulut ke mulut merupakan promosi yang paling efisien dibandingkan dengan promosi yang menggunakan media cetak dan media elektronik

4. Subsistem Harga (Price)

•         Subsistem Harga (Price) menyediakan informasi yang dapat membantu manajer dalam membuat keputusan harga.

•         Penentuan harga dibuat berdasarkan :

1.  Biaya
2.  Permintaan

a.  Penentuan Harga Berdasarkan Biaya

•         Penentuan harga berdasarkan biaya (cost-based pricing) dilakukan dengan menghitung terlebih dahulu mengenai biaya / ongkos yang dikeluarkan perusahaan dalam menghasilkan / memperoleh produk.

•         Setelah menentukan biaya-biaya yang telah dikeluarkan dan kemudian ditambahkan (mark up) yang diinginkan, maka diperoleh harga mengenai suatu produk

b.  Penentuan Harga Berdasarkan Permintaan

•         Penentuan harga berdasarkan permintaan (demand-based pricing) dilakukan dengan menyesuaikan nilai yang ditempatkan oleh konsumen terhadap suatu produk.

•         Kunci pendekatan ini adalah memperkirakan permintaan dengan tepat.

•         Pendekatan ini memerlukan pemahaman yang baik mengenai konsumen serta pasar, termasuk keadaan ekonomi dan persaingan.

5. Subsistem Bauran Terintegrasi

•         Subsistem Bauran Terintegrasi (Integrated Mix Subsystem) memungkinkan manajer untuk mengembangkan strategi dengan mempertimbangkan dampak kombinasi dari unsur 4P (Product, Place, Promotion, Price).

•         Hal ini dapat dicapai dengan memproyeksikan berbagai kemungkinan hasil dari berbagai kombinai unsur 4P tersebut.

•         Penjelasan mengenai subsistem bauran terintegrasi dalam literatur jarang didapat, karena sukarnya melakukannya dan juga adanya keinginan dari pihak perusahaan untuk menjaga kerahasiaan.

•         Model subsistem bauran terintegrasi yang banyak dipublikasikan adalah BRANDAID, yang dikembangkan oleh Prof. John D.C. Little dari MIT.

•         BRANDAID mencakup beberapa submodel untuk periklanan, promosi, harga, penjualan perorangan, dan distribusi pengecer.

•         BRANDAID merangsang kegiatan perusahaan manufaktur yang menjual prosuk ke konsumen melalui para pengecer dalam lungkungan yang kompetetif.

•         Pendekatan dasar dari pendekatan ini adalah memperkirakan dampak dari berbagai pengaruh pada penjualan perusahaan manufaktur.

•         Sama seperti model-model yang lainnya, model BRANDAID masih belum mampu menangani kejadian yang tidak terduga.

•         Hal ini terjadi jika perusahaan yan menggunakan model BRANDAID dilanda pemogokan lalu diikuti dengan tanggapan tak terduga yang baik atas penjualan paket baru.

•         Tetapi, model subsistem bauran terintegrasi seperti BRANDAID dapat menjadi alat yang mampu diandalkan bagi manajer pemasaran.