Jenis surat dibedakan berdasarkan tujuan
penggunaannya. Tentunya penggunaan jenis surat tersebut juga akan berpengaruh
terhadap format surat yang akan digunakan. Pembeda jenis-jenis surat tersebut
bisa dilihat dari bahasa yang digunakan, bentuk surat tersebut dan juga isi
surat yang ada didalamnya. Jadi sebelmu anda membuat surat, sebaiknya dipahami
terlebih dahulu jenis surat yang hendak dibuat, supaya surat yang dibuat
nantinya sesuai dengan kaidah membuatan surat yang baku dan sesuai dengan EYD
dalam bahasa Indonesia.
Dilihat dari penggunaanya, jenis surat
dibagi menjadi 5 bagian, yaitu :
Surat Pribadi
Surat pribadi merupakan surat yang biasa
dibuat dan digunakan untuk kepentingan pribadi/personal. Biasanya penggunaan dari
surat pribadi ini hanya sebatas teman dan keluarga saja. Surat pribadi yang
banyak digunakan di masyarakat biasanya memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Dihilangkannya
penggunaan kop surat, yang biasanya berisi nama dan identitas kantor,
2. Nomor surat juga
dihilangkan, karena memang tidak ada system arsip pada jenis surat pribadi ini,
3. Penggunaan salam pembuka
dan penutup yang bervariasi, bisa menggunakan salam keagamaan, bisa juga
menggunakan salam berupa selamat pagi, siang atau jenis salam-salam yang lain,
4. Bahasa yang digunakan
juga bebas, terserah dari yang membuat surat pribadi tersebut, biasanya kaidah
tata penulisan bahasa baku agak di kesampingkan,
5. Tidak ada format surat
yang bisa mengikat jenis surat pribadi ini. Intinya, dengan menggunakan format
apapun boleh.
Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang dibuat dan
gunakan secara resmi dalam berbagai macam keperluan dan kepentingan, seperti
kepentingan keluarga, kepentingan dinas, kepentingan organisasi, dan beberapa kepentingan
lainnya. Contoh penggunaan dari surat resmi ini adalah surat undangan, surat
penberitahuan, surat edaran, dan jenis-jenis surat yang lainnya. Surat resmi
yang paling banyak digunakan memiliki cirri-ciri sebagai berikut:
1. Jika organisasi yang membuat
dan mengedarkan, sudah menggunakan kop surat yang berisi nama organisasi dan
alamat lengkap,
2. Menggunakan 3 item pokok
dalamformat surat, yaitu nomor surat, perihal surat dan banyaknya lampiran yang
digunakan,
3. Salam pembuka dan
penutup digunakan secara formal dan lazim pada awal dan akhir surat,
4. Bahasa yang digunakan
juga sudah menggunakan bahasa resmi yang menggunakan ejaan yang disempurnnakan
dalam kaidah bahasa Indonesia,
5. Jika yang mengeluarkan
adalah instansi atau organisasi, maka digunakan cap atau stempel untuk
menegaskan pengesahan surat tersebut
6. Format dalam penggunaan
surat resmi juga ada, jadi harus dibuat sesuai dengan format yang sudah
dibakukan.
Bagian-bagian surat resmi dapat
digambarkan pada penjelasan berikut ini :
1. Kop surat / kepala surat, merupakan
identitas awal dari sebuah surat. Supaya bisa berfungsi sesuai dengan perannya,
maka sebuah kop surat harus berisi beberapa hal, yaitu nama
lembaga/instansi/kantor yang proses penulisannya harus dicetak dengan huruf
besar/capslock, alamat lembaga/instansi/kantor yang biasanya ditulis
menggunakan kombinasi antara huruf besar/capslock dengan huruf kecil dan logo
lembaga/instansi/kantor yang biasanya diletakan dibagian sebelah kanan.
2. Nomor surat atau biasa
disingkat dengan no. surat, berisi nomor urut surat yang dikeluarkan oleh
lembaga/instansi/kantor. Dengan mengggunakan nomor surat, proses arsip juga
akan lebih mudah untuk dikerjakan.
3. Lampiran atau disingkat
dengan lamp, berisi lembaran-lembaran pengikut yang diikutkan dalam surat.
Lampiran tersebut berfungsi sebagai penguat atau penyerta dari surat yang
hendak dikirim.
4. Hal, merupakan bagian
dari surat yang didalamnya berisi garis besar bahasan surat yang hendak
dikirim.
5. Waktu surat atau lebih
dikenal dengan sebutan tanggal surat (biasanya penulisan tanggal surat berada
di sebelah kanan segaris atau sejajar dengan nomor surat)
6. Bagian alamat yang
dituju, usahakan tidak menggunakan kata kepada, tetapi langsung ke alamat
lengkapnya
7. Bagian Pembuka atau
lebih dikenal dengan istilah salam pembuka dan pada proses penulisannya
diakhiri tanda koma sebelum masuk ke bagian selanjutnya.
8. Bagian inti atau sering
disebut dengan isi surat. Isi surat inilah yang nantinya akan disampaikan
kepada orang/instansi/kantor yang dituju. Dalam bagian isi surat, biasanya ada
beberapa uraian mengenai hari/tanggal, waktu, tempat pelaksanaan, jenis ada dan
lain sebagainya. Bagian-bagian tersebut ditulis menggunakan huruf kecil semua,
kecuali huruf pertama setelah titik yang ditulis menggunakan huruf kapital
sesuai dengan EYD yang masih berlaku.
9. Bagian penutup surat.
Bagian penutup surat ini beberisi beberapa hal, yaitu diawali dengan salam
penutup yang bisa ditulis menggunakan konsep agama atau waktu, jabatan dari
instansi atau kantor yang mengeluarkan dan terakhir dibubuhi dengan tanda
tangan dan nama terang yang mengeluarkan tanda tangan.
Surat niaga
Surat niaga atau surat dagang, merupakan
surat resmi yang biasa digunakan untuk keperluan niaga atau berdagang, yang
biasanya dikeluarkan oleh sebuah industry/pabrik atau usaha jasa. Surat niaga
harus dibuat sebaik mungkin dengan menggunakan kalimat yang baku dan formal,
karena surat niaga ini bisa sangat berguna untuk membangun hubungan dengan
pihak luar.
Jenis-jenis surat yang masuk kedalam kategori
surat niaga diantaranya adalah surat jual beli, surat perdagangan, kwitansi,
surat penawaran dan surat penagihan.
Surat dinas
Surat dinas merupakan surat resmi yang
diterbitkan oleh kantor dalam urusan dinas, misalnya kunjungan dinas secara
lokal maupun luar kota. Dengan menggunakan surat dinas, agenda kegiatan juga
akan terkontrol dengan baik dan bisa diarsipkan dengan baik pula. Berbagai
macam catatan kegiatan bisa disimpan dengan baik. Surat dinas memiliki
ciri-ciri yang sama persis dengan surat dinas.
Surat Lamaran Pekerjaan
Surat Lamaran Pekerjaan merupakan surat
yang dibuat dan digunakan untuk melamar sebuah pekerjaan, baik pekerjaan
dikantor, pabrik, pertokoan, perusahaan atau instansi-instansi tertentu. Surat
Lamaran Pekerjaan ini juga masuknya kedalam surat resmi dan juga surat dinas,
jadi harus menggunakan format yang formal.
Adapun format dan bagian-bagian dari Surat
Lamaran Pekerjaan sama dengan surat resmi, jadi bagi anda yang hendak
membuatnya bisa melihat kembali format surat resmi pada bagian artikel diatas.
Cukup sekian posting mengenai jenis-jenis
surat ini. Semoga apa yang contohsuratformal.com sampaikan bisa bermanfaat
untuk anda semuanya. Jika tidak keberatan, silahkan tinggalkan komentar
dibawah. Terima kasih dan salam sukses untuk anda.
Contoh
Surat Pribadi:
Surat
Resmi:
Surat
Niaga:
Surat
Dinas:
Surat
Lamaran Kerjaan:
